Selasa, 08 Desember 2009

BELAJAR MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL 2003 DALAM PENDIDIKAN

Oleh : Nono Warsono




Perkembangan teknologi computer memberikan banyak manfaat dan kemudahan-kemudahan terutama dalam dunia pendidikan. Betapa tidak, beberapa tahun yang lalu ketika para pendidik diperkenalkan dengan program computer semisal Microsoft Word, mereka sudah dimudahkan dalam hal pengetikan naskah soal, program pembelajaran, dan laporan-laporan lainnya yang menggunakan program olah kata ini. Namun demikian, para guru masih menemukan kendala dan kesulitan-kesulitan ketika melakukan proses komputasi / hitung dan format data base yang cepat, semisal analisis hasil ulangan, laporan keuangan program sekolah, dan mmatrik / tabulasi yang berjumlah banyak. Tetapi setelah diperkenalkan program Microsoft Excel, hal itu bias diatasi.
Dalam makalah ini disajikan beberapa hal tentang bagaimana belajar menggunakan Ms. Excel 2003 dari kelompok program aplikasi Microsoft Office. Sebenarnya penggunaan semua versi Ms. Excel tidaklah jauh berdeda. Hanya saja, mungkin, kelengkapan fasilitas yang ditawarkan dari taip versi sedikit berbeda.

1. Mengenal Jendela Microsoft Excel 2003 dan Aplikasinya
Dalam jendela Ms. Excel 2003, terlihat bagian-bagian antara lain sebagai berikut:


a. Menu Bar (Daftar Menu)
1) File
Pada menu ini yang paling umum digunakan adalah: New (membuka lembar kerja baru yang masih kosong)-di toolbar dapat diakses dengan meng-klik ikon , Open (membuka lembar kerja/file yang pernah disimpan sebelumnya) kalau

di toolbar dengan meng-klik ikon . Pada tab Look in, klik drop-down untuk mencari direktori tempat file tersimpan, klik nama file, lalu klik Open atau tekan Enter pada Keyboard, maka file akan terbuka.
Close (menutup lembar kerja yang sedang terbuka)- atau dapat dengan mengklik tanda di sudut kanan atas jendela lembar kerja,
Save (menyimpan lembar kerja/file yang sedang terbuka), Save As.. (menyimpan lembar kerja/file yang sedang terbuka dengan nama baru. Jika file baru pertama kali disimpan, maka fungsi Save dan Save As. Ini dapat diakses dengan mengklik ikon
pada Toolbar.

Pada tab Save in klik drop-down untuk mencari direktori dimana file akan disimpan. Pada kotak File name, ketik nama file yang tepat, lalu klik Save, atau tekan Enter pada keyboard.
File Search (mencari nama file yang telah tersimpan pada suatu direktori)

Gbr 1 Gbr 2

Pada Gbr 1, di kotak Search text, ketik nama file yang hendak dicari, lalu klik tombol Go. Hasil pencarian terlihat di Gbr 2. Untuk membukanya, klik nama file tersebut.
Page Setup (menyetel halaman kertas)

pada Page size, pilih jenis kertas yang akan dipakai. Pada orientation, pilih posisi kertas. Klik OK.
Print Preview (memperlihatkan tapilan lembar kerja sebelum dicetak), dan Print (mencetak lembar kerja ke dalam lembaran kertas)



Cocokkan nama printer dengan printer yang akan digunakan. Pada print range, pilih All jika akan mencetak semua halaman file dalam lembar kerja, Pages from .. to .. jika akan mencetak beberapa halaman yang terpilih saja. Lalu klik OK. Jika memerlukan penyetelan, klik Properties…

2) Edit
Pada menu ini, yang paling umum digunakan adalah sub menu: Undo (membatalkan perintah). Sub menu ini dapat diakses dengan meng-klik ikon .
Cut (Memotong). Pada keyboard, dapat diakses dengan meng-klik ikon , atau dapat diakses dengan meng-klik kanan cell tersebut, lalu klik Cut.
Copy (Menyalin). Pada keyboard, dapat diakses dengan meng-klik ikon , atau dapat diakses dengan meng-klik kanan cell tersebut, lalu klik Copy.
Paste (Menempelkan hasil Cut atau Copy pada cell yang baru). Pada keyboard, dapat diakses dengan meng-klik ikon, . Atau dapat diakses dengan meng-klik kanan pada cell baru, klik paste.
Delete (menghapus isi cell yang terpilih), dapat pula diakses dengan meng-klik kanan cell tersebut, lalu pilih Delete..
pilihan Shift cell left berarti menghapus isi cell tersebut dan posisinya diisi oleh data dari cell sebelah kanan cell yang dihapus. Pilihan Shift cell up berarti menghapus isi cell tersebut dan posisinya diisi oleh data dari cell bawah. Pilihan


Entire row berarti menghapus data dari baris itu seluruhnya. Pilihan Entire column berarti berarti menghapus data dari kolom itu seluruhnya.

3) View
Menu tampilan jendela lembar kerja ini terdiri atas: Normal (tampilan Norman, Grb.1), Page Break Preview (tampilan batas halaman, Grb 2), Toolbars, Formula Bar, Status bar, Header and Footer (Gbr 3), Zoom (Gbr 4)


4) Insert
Menu untuk menyisipkan sesuatu ke dalam lembar kerja ini memiliki sub menu : Rows (menyisipkan baris) di atas baris yang sudah ada, baris baru akan ditambahkan. Columns (menyisipkan kolom), maka kolom baru akan di tambahkan di sebelah kiri kolom yang sudah ada. Worksheets (menyisipkan lembar kerja baru), fungsi ini sama dengan jika kita meng-klik kanan tab Sheet yang sedang aktif.
Chart (menyisipkan grafik), misalnya grafik kemajuan belajar :
Grafik Kemajuan Belajar
Kelas / Semester: VII A / 1
Tahun Pelajaran : 2009 / 2010



Gbr. 1


Gbr. 2

Gambar (1) adalah data masukan yang akan dibuat grafiknya. Klik Insert, Chart. Maka akan muncul seperti gambar (2). Pilih tipe Chart-nya, klik Next, untuk Data Range sorot data masukan pada gambar atas. Klik Next, pada menu title ketik judul pada Chart Title, ketik katagori pada axis (x) dan/atau (y)nya. Klik Next, Finish. Hasilnya seperti pada gambar (3).
Function… (menyisipkan fungsi rumus).sub menu ini sama dengan meng-klik lambang pada formula bar, yaitu akan muncul kotak dialog sebagai berikut:


Untuk Most Category Used, disajikan rumus-rumus yang biasa digunakan yaitu:
a. SUM (Menjumlah data pada range) b. MAX (Memunculkan nilai terbesar)


c. MIN (Memunculkan nilai terkecil) d. AVERAGE (Menghitung rata-rata)




e. STDEV (Menghitung Standar Deviasi) f. IF (Menentukan logika, JIKA)


g. COUNT (Menghitung jumlah bukan h. COUNTIF (Menghitung jumlah bukan
angka) angka tertentu/dengan syarat “jika”)



i. SUMIF (menghitung jumlah yang HASILNYA (dari a-i di atas) adalah:
kriterinya disebutkan)






Picture (menyisipkan gambar). Gambar/image ini dapat diambil dari ClipArt, setelah tampilan Clip Art terbuka, klik Organize Clips , klik ganda pada Office Collections, klik katagori-nya, lalu klik image/gambarnya, klik Copy. Lalu Paste di cell baru.

hasilnya :
Picture juga dapat diambil dari file (From File..) Kotak Insert from File terbuka, pilih direktori dimana file tersimpan, pilih gambar, lalu klik Insert.


Juga dapat meng-insert Struktur Organisasi dengan memilih Insert, Organization Chart…
Misal:


Bahkan dapat pula terhubung dengan file lain (teks dokumen, gambar, video, atau musik), misalnya Insert , Hyperlink, lagu (Sakura- Rossa):
Pilih judul lagu, lalu klik OK.


Hasilnya , untuk membukanya, klik alamat hyperlink itu. Pada kotak dialog [Do you want to continue?] pilih Yes. [Do you want to open this file?], pilih Yes.


maka hailnya akan ditampilkan Winam untuk lagu tersebut.


Untuk Insert, Hyperlink, gambar, maka lakukan hal yang sama. Ketika muncul kotak dialog di bawah ini, maka klik ikon Browse for file. Di kotak dialog Link to file, pilih gambar yang dikehendaki, jangan lupa pada files of type pilih All files, klik OK. Pada tampilan Insert, Hyperlink beikutnya, pilih OK.


Maka alamat hyperlink untuk gbr itu adalah sebagai berikut:


Untuk membukanya sama seperti pada hyperlink lagu di atas. Hasilnya:



5) Format
Menu ini terdiri dari : Cells.. Pada Format, Cells terdapat tab Numbers, berupa pemformatan : nomor (dengan decimal dan/atau separator) (Gbr 1), mata uang dengan simbolnya (Gbr 2), Tanggal (Gbr 3),


Gbr 1 Gbr 2 Gbr 3 dll.
Alignment .. berupa perataan pada cell terutama hasil merge dan orientasi teks.
Misalnya posisi teks. Teks no 2, menggunakan Alignment dengan orientasi teks vertical. Teks no.3, menggunakan Alignment dengan orientasi teks normal dan teks alignment Horizontal dan Vertical menggunakan Center.

Maka menjadi :

Border berupa garis tepi data pada tabel baik outline maupun garis dalam tabel.


Atur style (model garisnya, dan atur pula warna garisnya pada color, klik pada tampilan border. Maka hasilnya akan diformat sesuai dengan yang telah diatur.




Pattern (warna isian table dalam border), dapat diisi warna solid ataupun warna pola), seperti cell 2 Jakarta, diisi dengan warna solid orange dan cell 3 Jakarta diisi dengan pattern kotak-kotak

Langkah-langkahnya:



Rows.. (pengaturan tinggi baris / Height. Misalnya baris 1 tinggi 30, baris 2-4 tinggi (default= 2.75), baris 5 tinggi 30. berikut kotak dialog dan hasilnya

, hasilnya:
Column.. (pengaturan lebar kolom/ Width. Penagturannya sama seperti pada Rows .
6) Tools. Tidak Banyak yang dilakukan pada menu ini.
7) Data, berisi antara lain : Sort.. (menyortir/menyusun secara alphabets) misalnya:

setelah di sortir dengan menjadi:



b. Toolbars
Toolbars adalah sederet ikon yang merupakan kunci pintas sebagai pengganti sub-menu yang telah diuraikan di atas.

Toolbars atas dari kiri adalah : New (lembar kerja baru), Open (buka file yang tersimpan), Save (simpan file aktif), Permission (akses), E-mail, Print (mencetak), Print preview (tampilan pra cetak), Spelling (ejaan teks), Research (pencarian data ulang), Cut (potong data), Copy(salin data), Paste (tempelkan hasil Cut / Copy), Format painter (sapu salin format), Undo (batalkan perintah), Redo (kembalikan perintah yang dibatalkan), Insert hyperlink, AutoSum (jumlahkan secara langsung), Sort (A-Z dan Z-A), Chart Wizard (Wizard table), Drawing (menggambar), Zoom.
Toolbars bawah dari kiri adalah: Format Fonts (jenis, ukuran dan gaya huruf: Tebal, miring, garis bawah), Align (perataan teks: kiri, tengah, dan kanan), Merge and center (merger dan rata tengah teks), style : Currency (mata uang), percentage (persen), Comma, decimals : Increase/Decrease, Indent: Increase/Decrease, Borders, Fill colors (warna isi cell), Font colors (warna huruf)
c. Cell Aktif
Sel yang merupakan ordinat dari kolom dan baris, tempat meng-input data ke dalam lembar kerja.Nama posisi sel aktif dapat dilihat pada Name Box yang letaknya sejajar dengansebelah kiri formula bar.
d. Formula Bar
Pada sel ini disajikan daftar fungsi perumusan jika di-klik fungsi [fx]nya.
e. Sheet tabs
Tabs lembar kerja ini secara default disajikan sebanyak tiga buah dengan nama : Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3. Namun kita data menambah atau menghapus bila dibutuhkan. Bahkan mengganti nama, memberi warna, memindah dan menyalin tabs. Untuk keperluan ini Sheet dapat diklik kanan. Pada pop-up berisi: Copy, Move, Delete, Rename, tab color, dll.

2. Beberapa Contoh Penggunaan Pada Lembar Kerja Ms. Excel 2003
a. Daftar Hadir (Merger, perataan, border, shading, menghitung, menghitung dengan logika)

Catatan:
Judul, gunakan merge and center
No, Nama, Jlh Hadir, dan Ket, masing-masing di-merge and center. Lalu format cell, alignment, center.
Rumus Jumlah hadir (AJI) :
Fx = COUNT(D8:H8)
Rumus Jumlah Siswa :
Fx = COUNT(I8:I14)
Rumus Jumlah Laki-laki :
Fx = COUNTIF(C8:C14,"L")
Rumus Jumlah Perempuan :
Fx = COUNTIF(C8:C14,"P")

b. Daftar Nilai (Menhitung Rata-rata, menjumlah, me-link data satu sheet, logika)

Catatan:
Menghitung Rata-rata (Listening) :
Fx = AVERAGE(C13:F13)
Menghitung Jumlah :
Fx = SUM(G13:G16)
Menghitung Rata-rata B Inggris :
Fx = AVERAGE(G13:G16)
Menampilkan Keterangan
(LISTENING) :
=IF(G13=0,"",IF(G13<$D$5,"kurang",IF(G13=$D$5,"Cukup","Terlampaui")))
Nama Guru di bawah : =D6
NIP di bawah :
="NIP."&D7
Maka jika Nilai diubah, status pada keterangan pun berubah

c. Grafik Ketidakhadiran (Absensi) Siswa (Insert Chart..)
a. Grafik Absensi Siwa (Umum)
Kelas : VII A
Semester : 1
Tahun Pelajaran : 2009/2010

Catatan:
Langkah awal, buat data kolom/series seperti pada bagian kiri
Langkah kedua, sisipkan/insert chart, ikuti petunjuknya, maka hasil grafiknya seperti pada gambar kanan

b. Menghitung Prosentase Kehadiran (bagi wali kelas)
(Dipakai pada data kelas di dinding. Dalam penghitungan di sini, dihitung dalam satu bulan, karena biasanya pengarsiran di data prosentase kehadiran di dinding kelas dilakukan setiap akhir bulan. Sementara data di dinding dibuat dalam satu tahun). Jika Tabel yang dibuat benar sesuai dengan langkah-langkah dibawah ini, proses memasukkan data kurang dari 10 detik sudah selesai, hanya dengan memasukkan data pada empat kotak yang berwarna kuning saja, data lain akan berubah dengan sendirinya secara otomatis. Selamat mencoba.

Berikut langkah-langkahnya:

Gbr 1


Gbr 2


1) Ketik Bulan, Jumlah hari belajar, Jumlah siswa, jumlah tidak hadir (S,I,A), Jlh hari x jlh siswa, % Ketidakhadiran siswa, %kehadiran siswa Bln, Grafik ketidakhadiran bulan, dan grafik kehadiran bulan, seperti terlihat pada gambar di atas.
2) Isi data di kotak kuning, sesuai yang ada pada buku absen kelas.
3) Untuk menghitung "jlh hari x jlh siswa =" masukkan rumus =E6*E7.
4) Untuk menghitung "% KETIDAKHADIRAN SISWA", masukkan rumus =E8/H6*100.
5) Untuk menulis "% KEHADIRAN SISWA BLN : OKTOBER" masukkan rumus =% KEHADIRAN SISWA BLN : " &D4" dan untuk menghitung hasilnya, masukkan rumus =100-E10. Jika hasilnya tidak dalam satu decimal, dapat diatur dengan klik menu Format, Format Cell, Number. Atau klik kanan lalu klik Format Cell, Number . Pilih satu decimal.
6) Buat grafik KETIDAK HADIRAN SISWA dengan cara klik menu Insert, Chart.., pilih Column yang pertama, kilk next. Pada Data Range, drag %KETIDAKHADIRAN SISWA berikut jumlah nilainya. Pada Series in, pilih Columns, klik Next. Pada Legend, kosongkan kotak Show Legend. Pada Data Labels, pilih Value. Klik Finish. Atur dengan memperkecil objek grafik. Klik bagian objek yang akan diberi warna, klik Fill Color pada format Drawing lalu pilih warna yang disuka, misalnya hijau. Dan Char area dengan warna biru muda. Hasilnya seperti gbr pertama di atas.
7) Untuk memasukkan nama bulan di bawah GRAFIK KETIDAKHADIRAN BULAN :, masukkan rumus =D4
8) Buat grafik KEHADIRAN SISWA dengan cara sama seperti pada langkah no. 6). Hanya pada Data Range, drag % KEHADIRAN SISWA BLN : OKTOBER berikut jumlah nilainya.
9) Untuk memasukkan nama bulan di bawah GRAFIK KEHADIRAN BULAN :, masukkan rumus =D4. Hasilnya seperti gbr kedua di atas.


d. Nota Kontan (menjumlah, mem-format mata uang, logika, pengurangan)


Catatan:
1. Buat kolom dan formulir
2. Angka pada Harga Satuan ditulis tanpa koma. Untuk me-nyetelnya dapat menggunakan Format Cells.. atau meng-klik ikon (comma style), lalu jika terdapat angka decimal, dapat dihilangkan dengan meng-klik (decrease decimal)
3. Jumlah Harga Satuan Buku Tulis “Kiky”menggunakan rumus: = D6*A6
4. Jumlah harga seluruh item :
=SUM(E6:E9)
5. Jumlah Discount 5% :
=IF(E11>A13,E11*B12%,0)
6. Jumlah Total Bayar :
=E11-E12

e. Daftar Peminjaman Buku Premium

Catatan:
1. Pengisian data rumus pada kolom kelebihan biaya pe-minjaman yang memperhi-tungkan data pada cell F4, F5, dan F6 menggunakan alamat cell absolute “$”
2. Penghitungan Lama Pinjam untuk NIS 010 adalah dengan rumus =DAY(D10-C10).
3. Penghitungan Kelebihan hari untuk NIS 010 adalah dengan rumus =IF(E10=$F$4,0,IF(E10<$F$4,0,E10-$F$4))
4. Penghitungan Biaya Pemin-jaman untuk NIS 010 adalah dengan rumus =$F$4*$F$5+G10*$F$6

f. Daftar Insentif Pelaksanaan Ujian Tulis Sekolah

Catatan:
1. Penghitungan jumlah insentif Pembuatan Naskah soal untuk Adnan adalah dengan rumus : =C7*$F$14
2. Penghitungan jumlah insentif mengoreksi lembar jawaban untuk Adnan adalah dengan rumus : = E7*$F$15
3. Penghitungan jumlah insentif mengawas ruang ujian untuk Adnan adalah dengan rumus : = G7*$F$16
4. Penghitungan jumlah insentif yang diterima oleh Adnan adalah dengan rumus
= SUM(D7,F7,H7)

3. Menyimpan dan Menutup Lembar Kerja
a. Menyimpan Lembar Kerja
Setelah satu atau beberapa lembar kerja selesai dikerjakan, file tersebut dapat disimpan untuk digunakan pada waktu yang berbeda. Penyimpanan dapat dilakukan di Harddisk, dengan meng-klik Menu File, Save As… Pada penyimpanan pertama kali, sub menu Save dan Save As.. mempunyai fungsi yang sama. Fungsi ini dapat diakses dengan meng-klik ikon pada toolbars.

Pada tab Save in, klik drop-down, lalu pilih folder /tempat penyimpanannya misalnya di My Document atau di folder lain yang telah dibuat. Ketik nama file pada kotak File name, lalu tekan Save atau tekan Enter pada keyboard.
Untuk penyimpanan pada flaskdisk, pada tab Save in, klik drop-down, pilih nama flaskdisk, biasanya pada partisi F:Removable disk.

b. Membuka Lembar Kerja
File yang sudah disimpan dapat dibuka kembali. Setelah jendela Ms Excel terbuka, klik menu File, Open. Atau dapat diakses dengan meng-klik ikon pada toolbar. Pada tab Open, klik drop-down, lalu pilih directory tempat file tersebut disimpan, lalu klik Open, atau tekan Enter pada keyboard, maka file akan terbuka.

4. Mencetak (Print)
Naskah/file yang sudah dibuat dapat dicetak ke dalam lembaran kertas. Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum mencetak. Untuk meyakinkan apakah tampilan yang akan dicetak sesuai dengan yang diharapan, tamilan bias dilihat pra cetaknya di print preview, dengan memilih print preview pada menu File, print perview, atau pada kotak dialog print, atau meng-klik ikon pada toolbar. Jika tampilan naskah terpotong atau tidak lengkap pada print preview, kemungkinan halaman kertas cetak berbeda dengan halaman kertas naskah. Ini dapat diperbaiki dengan meng-klik Print Option, lalau atur kertas pada Paper Size. Sesuaikan dengan ukuran pada lembar kerja. Ini juga dapat diatur melalui menu File, Page Setup. Lalu pilih OK.
Jika nomor halaman ingin dicetak, maka pengaturannya melalui menu File, Page Setup, Header & Footer. Atur posisi penempatan nomor halaman, di atas (header) atau di bawah (footer). Di sebelah kiri, tengah, atau di kanan. Begitu juga jenis font dan ukurannya.

5. Penutup
Semoga makalah ini dapat memberikan inspirasi baru dalam mengkreasi Spreadsheet dan mengembangkan penggunaan olah data dengan Microsoft Excel 2003 atau yang lebih tinggi.

6. Referensi
1. Vincentia Dwiyani S. 1997. Menggunakan Microsoft Excel 5.0. Jakarta: PT Elek Media Komputindo.
2. Microsoft Excel Help. Microsoft Excel 2003.

2 komentar:

  1. MANA GAMBARNYA GA JELAS SIH POSTING TU

    BalasHapus
  2. Saya ingin belajar lebih lanjut lagi...

    BalasHapus